Gerencia SST
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Trilha 7: Comercial, financeiro e aplicativo

Gerar o contrato e mandar para assinatura

Como gerar o contrato em PDF a partir de um modelo .docx com chaves e mandar para assinatura eletrônica.

Este guia é do módulo Contratos e vale para a equipe interna que tem esse módulo. O contrato sai de um modelo em Word (.docx) com chaves, como {NOME_DA_CONTRATANTE}, que você preenche a cada contrato, ou de um PDF pronto. O sistema gera o PDF e manda para assinatura eletrônica pela ZapSign.

Antes, registre a venda, como em Registrar a venda, gerar a proposta e marcar como ganha.

  1. Clique em Gerar novo contrato

    No menu, abra "Controle Gerencial" e depois "Contratos". Clique em Gerar novo contrato. Abre a seção "Gerar um novo contrato".

    Tela Contratos com o botão Gerar novo contrato em destaque

  2. Baixe o modelo e envie o arquivo

    Na primeira vez, clique em Baixar modelo padrão. É um contrato de prestação de serviços de SST em Word, com as chaves já escritas. Ajuste o texto no Word e salve. Os nomes das chaves não aceitam acento, espaço nem caractere especial. Depois, em "Envie o arquivo do contrato", clique na área tracejada e escolha o .docx, ou um PDF pronto.

    Seção Gerar um novo contrato com Baixar modelo padrão e a área de envio do arquivo numerados

  3. Clique em Preencher variáveis

    O arquivo aparece abaixo da área, com quantas variáveis o sistema achou. Clique nele, em "Preencher variáveis".

    Arquivo contrato-ficticio.docx com 2 variáveis identificadas e a opção Preencher variáveis em destaque

  4. Escolha a empresa

    Na janela "Gerar Contrato", clique em "Empresa" e digite o nome ou o CNPJ. Clique na empresa na lista.

    Campo Empresa aberto com a busca Supermercado

  5. Preencha o responsável, a venda e as variáveis

    Em "Responsável", escolha quem da equipe responde pelo contrato. Em "Venda", escolha a venda da empresa. Em "Variáveis do Documento", cada chave do modelo vira um campo: preencha todos, porque o contrato não sai com campo vazio.

    Janela Gerar Contrato com Empresa, Responsável, Venda e as duas variáveis numeradas

  6. Gere o contrato

    Clique em Gerar Contrato. O sistema avisa "Contrato Gerado com Sucesso!" e oferece "Visualizar PDF".

    Rodapé da janela Gerar Contrato com o botão Gerar Contrato em destaque

  7. Confira o contrato na lista

    O contrato aparece em "Gerência de Contratos" com a situação "Gerado, não enviado".

    Lista de contratos com o contrato do Supermercado Modelo e a situação Gerado, não enviado

  8. Clique em Enviar para assinatura

    Nos três pontos à direita do contrato, clique em Enviar para assinatura. No mesmo menu ficam "Pré-visualizar", "Baixar", "Editar contrato" e "Remover".

    Menu do contrato com a opção Enviar para assinatura em destaque

  9. Diga quem assina e envie

    Na janela "Enviar para Assinatura", confira o "Signatário 1", que vem com o nome e o e-mail da empresa. Use Adicionar para cada pessoa que assina, com "Nome", "E-mail" e "Telefone (opcional)". Clique em "Revisar e Enviar", confira e clique em "Confirmar e Enviar". Cada pessoa recebe o link por e-mail.

    Janela Enviar para Assinatura com o Signatário 1 e o botão Adicionar em destaque

Acompanhar as assinaturas

Em "Gerência de Contratos", as abas "Pendentes" e "100% assinados" separam os contratos que ainda esperam alguém dos que já foram assinados por todos. A aba "Empresas pendentes" mostra as empresas sem contrato ou com assinatura faltando. No menu do contrato enviado, "Ver status" mostra quem já assinou. Quando todos assinam, o PDF assinado fica disponível para baixar.

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